Polityka prywatności FizzUp

1. Kim jesteśmy

Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w tej Polityce jest DB 77 CUW Sp. z o.o., ul. Żółkiewskiego 31, 87-100 Toruń, NIP 8792706635, REGON 381680838, KRS 0000755526 („FizzUp”, „my”).

Kontakt w sprawach prywatności: privacy@fizzup.ai.

Kontakt ogólny i reklamacje: support@fizzup.ai.

Jeżeli zostanie wyznaczony inspektor ochrony danych, jego dane kontaktowe zostaną opublikowane w Legal Center.

2. Zakres Polityki

Polityka obejmuje aplikację mobilną FizzUp, stronę internetową, konta indywidualne, konta finansowane przez organizacje, plany Family, funkcje AI, komunikację z użytkownikiem, płatności oraz wsparcie.

FizzUp jest usługą przeznaczoną dla osób dorosłych (18+). Zasady dotyczące osób, które podały wiek poniżej 18 lat, opisuje sekcja 14.

3. Szczególna zasada dla B2B: firma finansuje dostęp, ale nie otrzymuje prywatnego coachingu

W modelu B2B organizacja może kupić i przypisać użytkownikowi licencję. Sam fakt finansowania licencji nie daje organizacji prawa dostępu do prywatnej warstwy coachingowej użytkownika.

3.1 Dane administracyjne organizacji

W zakresie danych potrzebnych do utworzenia przestrzeni organizacji, zaproszenia użytkownika, przypisania seat'a, rozliczenia licencji lub obsługi materiałów przekazanych przez organizację, role stron mogą wyglądać następująco:

• organizacja jest administratorem danych, które przekazuje FizzUp w celu zarządzania licencjami lub realizacji swoich instrukcji;
• FizzUp działa w tym ograniczonym zakresie jako procesor organizacji zgodnie z DPA;
• po aktywacji konta przez użytkownika FizzUp może równolegle przetwarzać część danych konta jako odrębny administrator, jeśli jest to konieczne do świadczenia użytkownikowi usługi FizzUp.

Administrator organizacji widzi imiennie wyłącznie dane konieczne do administrowania licencją: imię i nazwisko lub nazwę konta, służbowy adres e-mail, rolę i dział w organizacji, status zaproszenia (z datą zaproszenia i aktywacji), status członkostwa oraz to, czy użytkownik ukończył onboarding. Widzi też tytuł i datę certyfikatu, jeśli organizacja go wystawiła. Nie widzi imiennie liczby ani czasu sesji, daty ostatniej aktywności ani wykorzystania minut.

Zakres danych widocznych dla Administratora Organizacji opisuje ta Polityka i Warunki Enterprise. Klient odpowiada za zapewnienie właściwej podstawy prawnej i wymaganej informacji wobec pracowników lub współpracowników. Danych o wykorzystaniu licencji nie wolno używać jako samodzielnej podstawy decyzji dotyczącej zatrudnienia, wynagrodzenia, awansu, oceny pracy ani zakończenia współpracy.

3.2 Prywatna warstwa coachingowa

Dla prywatnej warstwy coachingowej FizzUp działa jako odrębny administrator. Obejmuje ona w szczególności:

• treść rozmów i transkrypcji;
• nagrania zadań porównawczych zapisywane opcjonalnie za zgodą użytkownika (maks. 7 dni);
• błędy językowe, wyniki ćwiczeń, scoring edukacyjny i rekomendacje;
• cele, plan nauki i pamięć coachingową;
• historię sesji i szczegółowe dane o postępie;
• indywidualne wnioski generowane przez AI.

Organizacja, sponsor, menedżer ani administrator licencji nie otrzymują dostępu do tych danych i nie mogą żądać ich wydania jako danych organizacji. Imiennie widzą wyłącznie dane z pkt 3.1: dane identyfikacyjne, zaproszenie, aktywację i ukończenie onboardingu. Nie widzą liczby, czasu ani treści sesji, daty ostatniej aktywności, poziomu CEFR, błędów, wyników, zapisanych fraz, rekomendacji ani narracji generowanych przez AI.

Raportowanie dla organizacji obejmuje wyłącznie statystyki zagregowane. Wyniki i aktywność grupy są pokazywane tylko wtedy, gdy grupa obejmuje co najmniej 10 aktywnych uczestników. Działy liczące mniej niż 3 osoby są łączone w pozycję „inne”, a podział na działy jest ukrywany, jeśli przez odejmowanie dałoby się wyliczyć grupę mniejszą niż 10 osób. Raporty obejmują tylko zakończone tygodnie lub miesiące.

4. Family

W planie Family każdy członek ma własne, niezależne konto. Sam fakt płacenia za plan lub zarządzania nim nie daje dostępu do prywatnych danych coachingowych innych członków.

Organizator planu widzi bez zgody członka: imię i nazwisko lub nazwę konta, adres e-mail, status zaproszenia, aktywacji i onboardingu, informacje rozliczeniowe oraz ustawienia planu, które sam nadaje członkom (np. dzienne limity, dostępni coachowie, godziny ciszy).

Postęp członka (np. szacowany poziom, liczba sesji, zapisane frazy, ostatnia aktywność, historia aktywności) organizator widzi tylko wtedy, gdy członek sam na to pozwoli w aplikacji. Członek może tę zgodę w każdej chwili wycofać; wycofanie działa od razu. Nawet przy zgodzie organizator nie widzi błędów językowych, treści rozmów ani podsumowań sesji generowanych przez AI. Certyfikat wystawiony przez organizatora może zawierać poziom i liczbę sesji z chwili wystawienia.

Jeżeli członek podał w profilu wiek poniżej 18 lat, o udostępnieniu jego postępu decyduje rodzic lub opiekun: postęp widzi wyłącznie właściciel planu i tylko po zgodzie opiekuna potwierdzonej przez link wysłany na adres e-mail opiekuna (sekcja 14).

5. Jakie dane przetwarzamy, po co i jak długo

Ustawienia retencji w aplikacji. W Profilu › Prywatność i dane użytkownik sam ustawia, jak długo przechowujemy jego dane:

• nagrania zadań porównawczych: domyślnie „Usuń po przejrzeniu” (najpóźniej po 7 dniach); do wyboru także „Nigdy nie zapisuj” albo „Usuń po 7 dniach” — dłuższego okresu nie da się wybrać;
• transkrypcje: domyślnie 90 dni; do wyboru także „Nigdy nie zapisuj”, „Usuń po przejrzeniu” (najpóźniej po 90 dniach), 30 dni, 1 rok albo przechowywanie do czasu, aż użytkownik sam je usunie;
• pamięć coacha oraz aktywność w nauce: domyślnie do czasu, aż użytkownik je usunie; do wyboru także „Nigdy nie zapisuj”, 30 dni, 90 dni albo 1 rok.

Dla każdej z tych grup działa też przycisk „Usuń teraz”. „Nigdy nie zapisuj” blokuje zapis nowych danych od chwili wyboru, a dane już zapisane usuwa przy najbliższym automatycznym przebiegu. Przebieg dla transkrypcji, pamięci coacha i aktywności odbywa się raz na dobę, a dla nagrań — co godzinę.

Po usunięciu danych z systemu aktywnego ich kopie mogą przez ograniczony czas pozostawać w zabezpieczonych backupach zgodnie z harmonogramami dostawców infrastruktury i procedurami odtwarzania awaryjnego. Backupy nie są używane jako aktywne profile użytkowników. Jeżeli odtworzenie awaryjne przywróci usunięte dane, żądanie usunięcia jest ponownie stosowane w zakresie technicznie możliwym i wymaganym prawem.

6. Utrata seat'a B2B i dalsza relacja użytkownika z FizzUp

Odebranie seat'a przez organizację powoduje utratę dostępu finansowanego przez organizację i odłączenie konta od jej przestrzeni. Nie powoduje automatycznego przekazania ani usunięcia prywatnej historii użytkownika.

FizzUp może po utracie seat'a utrzymać prywatne konto i dane coachingowe niezależnie od byłej organizacji, aby użytkownik mógł:

• otrzymać nowy seat w tej lub innej organizacji;
• przejść na plan B2C lub Family;
• pobrać albo usunąć swoje dane.

Dane pozostają objęte prawem użytkownika do usunięcia oraz terminami z sekcji 5 (np. nagrania maks. 7 dni, transkrypcje domyślnie 90 dni). Obecnie nie usuwamy automatycznie całych kont nieaktywnych ani kont po utracie seat'a lub zakończeniu subskrypcji: konto i pozostałe dane trwają, dopóki użytkownik ich nie usunie. Jeżeli wprowadzimy automatyczne usuwanie kont nieaktywnych, zaktualizujemy tę Politykę i uprzedzimy użytkowników przed usunięciem. Była organizacja nie ma po odebraniu seat'a dostępu do prywatnego konta ani danych coachingowych.

7. Głos, transkrypcje i zewnętrzni dostawcy AI

FizzUp może wykorzystywać różnych dostawców modeli AI, mowy i infrastruktury. Użytkownik korzysta z funkcji FizzUp; dobór konkretnego dostawcy może się zmieniać w celu poprawy jakości, dostępności, bezpieczeństwa lub kosztu.

Przed przekazaniem danych funkcja wskazuje nazwę dostawcy AI wybranego dla tej operacji, zakres przekazywanych danych i cel przetwarzania oraz odsyła do aktualnego rejestru dostawców. Dla rozmowy na żywo informacja obejmuje audio i transkrypcję. Potwierdzenie zapoznania się z informacją jest odrębne od akceptacji Regulaminu; nie jest nazywane zgodą, jeżeli podstawą jest wykonanie usługi na żądanie użytkownika. Bez wymaganego potwierdzenia funkcja nie przekazuje danych. Jeżeli zmiana dostawcy, także awaryjna, wymaga przekazania danych innemu odbiorcy, informacja i wymagane potwierdzenie są aktualizowane przed takim przekazaniem. Gdy odbiorcy nie można ustalić lub nie jest dopuszczony, operacja nie rozpoczyna się.

Dźwięk rozmowy na żywo przechodzi przez serwer FizzUp do dostawcy i nie jest przez FizzUp zapisywany. Zapisujemy tekst transkrypcji na zasadach z sekcji 5. Jedyne nagrania głosu, jakie przechowujemy, to nagrania zadań porównawczych — tylko po włączeniu zapisu przez użytkownika i maksymalnie przez 7 dni.

Podstawą przetwarzania niezbędnego do wykonania zamówionej funkcji jest co do zasady art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli konkretna funkcja jest fakultatywna i opiera się na zgodzie, wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

7.1 Opcjonalna transkrypcja, tworzenie mowy i wskazówki dotyczące wymowy

W tych trzech opcjonalnych funkcjach FizzUp korzysta z Google przez Gemini Developer API. Każdy cel ma osobną, dobrowolną zgodę na bieżącym koncie, odrębną od potwierdzenia informacji o rozmowie głosowej na żywo lub czacie. Transkrypcja przekazuje nagranie, jego format, oczekiwany język i instrukcję transkrypcji oraz zwraca tekst. Tworzenie mowy przekazuje tekst i parametry głosu oraz zwraca nagranie; to żądanie nie zawiera nagrania głosu użytkownika. Wskazówki dotyczące wymowy w ćwiczeniach wykorzystują nagranie, tekst wzorcowy i instrukcję oceny oraz zwracają całościową informację zwrotną, a nie punktację poszczególnych fonemów ani diagnozę. Dokładna informacja o celu jest wyświetlana przed zgodą. Wybór Anuluj nie wysyła danych do tego celu. Rozpoczęcie operacji wymaga pasującego potwierdzenia zgody przez serwer dla bieżącego konta i sesji. Wycofanie zgody blokuje kolejne dopuszczenie operacji w tym celu; nie oznacza usunięcia zapisów Google ani cofnięcia danych już przekazanych.

Operacje te przekazują dane bezpośrednio w żądaniach generateContent. Wybrana implementacja nie wysyła obiektów Files API ani nie żąda jawnego cachedContent, przechowywania Interactions, groundingu lub sesji Live dla tych trzech celów. Nie oznacza to zerowej retencji dostawcy: nadal mają znaczenie właściwe warunki płatnej usługi Google, bezpieczeństwa, monitorowania nadużyć i pamięci podręcznej. Warunki płatnej usługi odróżniają wykorzystanie do ulepszania produktów od przetwarzania na potrzeby bezpieczeństwa i prawa; nie obiecujemy braku uprawnionego przeglądu przez człowieka ani natychmiastowego usunięcia wszystkich zapisów dostawcy. Zobacz Podmioty przetwarzające i dostawcy oraz warunki i zasady korzystania z Gemini API Google.

FizzUp zapisuje metadane użycia i kosztów (konto/sesja, funkcja, model, użycie tokenów lub głosu i koszt) oraz dowody zgody na cel (konto/sesja, cel, dostawca, wersja i skrót informacji, język oraz czas zgody i wycofania). Są to zapisy odrębne od nagrania i tekstu przekazywanych dla funkcji. Limity czasu operacji nie są harmonogramami usuwania danych. Sprzątanie tymczasowego nagrania jest związane z należącą do operacji sesją nagrywania; nie gwarantuje sprzątnięcia każdej pamięci podręcznej urządzenia ani odtworzenia po awarii. Zapisane transkrypcje, postępy ćwiczeń i opcjonalne nagrania porównawcze nadal podlegają właściwym ustawieniom i okresom z sekcji 5. Wycofanie zgody na cel samo nie usuwa tych odrębnie zapisanych danych. Usunięcie konta obejmuje zapisy konta obsługiwane przez proces usuwania; zapisy dostawcy, logi infrastruktury i zabezpieczone kopie zapasowe mają odrębny właściwy cykl życia. Nie wywodzimy stałego okresu dla tych odrębnych zbiorów z limitu czasu API ani czasu życia bufora.

8. Brak trenowania modeli na prywatnej treści

FizzUp nie wykorzystuje prywatnych rozmów, transkrypcji, nagrań ani danych coachingowych użytkownika do trenowania ogólnych modeli AI.

W konfiguracji usług zewnętrznych FizzUp wymaga, aby przekazane dane nie były wykorzystywane przez dostawcę do trenowania jego ogólnych/publicznych modeli, w zakresie zapewnianym przez kontrakt i ustawienia usługi.

FizzUp może natomiast wykorzystywać dane anonimowe lub skutecznie zagregowane do ulepszania własnej metodyki nauczania, struktury ćwiczeń, kolejności materiału, ergonomii produktu i oceny skuteczności funkcji. Dane te nie mają pozwalać na odtworzenie konkretnej osoby ani jej prywatnej rozmowy.

9. Odbiorcy i dostawcy

Korzystamy z dostawców hostingu, płatności, logowania, powiadomień, poczty oraz usług AI i mowy w zakresie potrzebnym do wybranej funkcji. Rejestr „Podmioty przetwarzające i dostawcy” wskazuje integracje i warunki wykorzystania. Nazwa odbiorcy AI jest wskazywana przed przekazaniem danych zgodnie z sekcją 7; wpis w rejestrze nie oznacza, że każdy dostawca otrzymuje dane każdego użytkownika.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Nie wykorzystujemy prywatnych rozmów do reklamy behawioralnej.

10. Transfery poza EOG

Jeżeli dostawca przetwarza dane poza EOG, stosujemy właściwy mechanizm prawny, w szczególności decyzję o adekwatności, EU-US Data Privacy Framework dla uprawnionego odbiorcy lub Standardowe Klauzule Umowne Komisji Europejskiej wraz z oceną transferu i dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są potrzebne.

11. Profil edukacyjny i automatyczne decyzje

FizzUp może tworzyć indywidualny profil edukacyjny obejmujący np. powtarzające się błędy, tempo nauki, preferencje i proponowane następne ćwiczenia. Profil służy personalizacji nauki.

FizzUp nie wykorzystuje tego profilu do podejmowania wobec użytkownika wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających. Wynik FizzUp nie jest urzędowym certyfikatem językowym ani oceną pracowniczą.

12. Prawa użytkownika

W granicach określonych przez RODO użytkownik może żądać dostępu do danych, kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przeniesienia danych, a także wnieść sprzeciw. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie.

Usunięcie konta i eksport danych są dostępne w aplikacji. Eksport z aplikacji nie obejmuje obecnie czatu tekstowego z coachem — jego kopię przekażemy na żądanie. Żądanie dotyczące usunięcia lub wykonania innych praw można także skierować na privacy@fizzup.ai; przed realizacją możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Użytkownik może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

13. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki adekwatne do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, separację przestrzeni organizacji, zasadę najmniejszych uprawnień, logowanie bezpieczeństwa, kopie zapasowe, przeglądy dostawców i procedury reagowania na incydenty.

Żaden system informatyczny nie gwarantuje bezpieczeństwa absolutnego. Naruszenia oceniamy i zgłaszamy zgodnie z obowiązującymi przepisami.

14. Wiek

FizzUp jest przeznaczony dla osób dorosłych (18+) i nie jest kierowany do dzieci.

Aplikacja ma jednak mechanizm zgody rodzica lub opiekuna. Jeżeli użytkownik podał w profilu wiek poniżej 18 lat, bez zgody opiekuna nie działają: zakupy, zapis nagrań zadań porównawczych oraz udostępnianie postępu w planie Family. Opiekun potwierdza zgodę, klikając link wysłany na jego adres e-mail (link jest ważny 14 dni); może ją też wycofać — wycofanie zgody na nagrania usuwa zapisane nagrania. Weryfikacja polega wyłącznie na potwierdzeniu adresu e-mail podanego jako adres opiekuna.

Jeżeli do konta ucznia przypisano opiekuna do powiadomień, opiekun może otrzymać e-mail o opuszczonej zaplanowanej lekcji.

Jeżeli wiarygodnie ustalimy, że z FizzUp korzysta osoba poniżej 18 lat bez zgody opiekuna, możemy zawiesić konto i podjąć działania zmierzające do usunięcia danych zgodnie z prawem.

15. Zmiany Polityki

Możemy aktualizować Politykę wraz ze zmianą prawa, produktu lub dostawców. O zmianach istotnie wpływających na sposób przetwarzania poinformujemy w aplikacji lub innym odpowiednim kanałem. Polityka prywatności jest informacją o przetwarzaniu; nie wymagamy sztucznej „zgody na politykę”, jeśli zgoda nie jest właściwą podstawą prawną.

Polska wersja Polityki jest wersją referencyjną w razie niezamierzonej rozbieżności redakcyjnej z tłumaczeniem angielskim. Nie ogranicza to praw osoby wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów.