Retencja, eksport i usuwanie danych — FizzUp

1. Zasada

Użytkownik może pobrać swoje dane oraz usunąć konto. Usunięcie konta nie jest zastępowane samym „zamrożeniem” konta.

Niezależnie od usunięcia konta część danych usuwamy automatycznie:

• nagrania zadań porównawczych — najpóźniej po 7 dniach (sprawdzamy co godzinę);
• transkrypcje rozmów i tekst odpowiedzi w zadaniach porównawczych — domyślnie po 90 dniach, chyba że użytkownik wybrał inne ustawienie;
• dźwięk rozmów na żywo nie jest w ogóle zapisywany.

Pamięć coacha i aktywność w nauce przechowujemy, dopóki użytkownik ich nie usunie (w ustawieniach prywatności albo przez usunięcie konta). Szczegóły i dostępne ustawienia opisuje Polityka prywatności, sekcja 5.

2. Jak usunąć konto

FizzUp zapewnia:

1. łatwo dostępną funkcję usunięcia konta w aplikacji;
2. formularz żądania usunięcia konta na stronie FizzUp; samo wysłanie formularza nie oznacza ukończenia usunięcia — wymagane potwierdzenie i wynik są podawane w tym procesie;
3. możliwość zgłoszenia żądania na privacy@fizzup.ai, jeżeli użytkownik nie ma dostępu do aplikacji.

Dla ochrony użytkownika możemy wymagać rozsądnej weryfikacji tożsamości.

3. Co jest usuwane

Po skutecznym usunięciu konta usuwamy lub nieodwracalnie odłączamy od użytkownika, w zakresie niewymaganym prawem do dalszego przechowania:

• profil użytkownika;
• adres e-mail, imię i nazwisko, dane logowania oraz dane profilu nauki;
• prywatne transkrypcje i historię rozmów, w tym czat tekstowy z coachem i tekst odpowiedzi w zadaniach porównawczych;
• pamięć coachingową;
• indywidualne plany, błędy, wyniki i rekomendacje;
• zapisane frazy i materiały osobiste;
• nagrania zadań porównawczych;
• tokeny, sesje i aktywne identyfikatory dostępu.

Rekord konta pozostaje jako techniczny znacznik bez e-maila, nazwy, numeru telefonu i roku urodzenia. Zachowany identyfikator wewnętrzny wymaga osobnego ograniczenia dostępu i celu; nie nazywamy go dowodem anonimizacji pozostałych zapisów.

4. Co zostaje po usunięciu konta

Po usunięciu konta zachowujemy dane, dla których istnieje odrębna podstawa:

• faktury i zapisy księgowe;
• dane niezbędne do obrony lub dochodzenia roszczeń;
• rejestr działań administracyjnych i zdarzeń bezpieczeństwa;
• dowód zaakceptowanych wersji dokumentów oraz udzielonych i wycofanych zgód (w tym zgód opiekuna i zgód na udostępnianie w planie Family).

Usunięcie konta obejmuje usunięcie numeru telefonu i roku urodzenia z aktywnego rekordu konta, jeżeli były podane. Zachowany techniczny znacznik i identyfikator wewnętrzny służą spójności zapisów; samo zastąpienie danych profilu nie oznacza anonimizacji wszystkich powiązanych danych. Treść zgłoszeń supportowych, komentarzy, załączników i zdarzeń może zawierać dane osobowe także po odłączeniu identyfikatora konta. Samo odłączenie identyfikatora nie jest ich usunięciem. Takie treści obejmuje realizacja żądania usunięcia; zachowujemy wyłącznie zakres niezbędny do konkretnego celu i na odrębnej podstawie wskazanej wyżej. Dla danych pozostawionych ustalamy zakres i okres przechowania, a użytkownik może uzyskać wyjaśnienie lub zgłosić żądanie na privacy@fizzup.ai. Wiadomości przekazane przez WhatsApp i kopie u dostawców są rozpatrywane oddzielnie w ramach tego żądania; usunięcie konta nie jest obietnicą natychmiastowego usunięcia wszystkich kopii u zewnętrznych odbiorców.

Takie dane są ograniczane do właściwego celu i nie są wykorzystywane do dalszego coachingu.

5. Backupy

Dane usunięte z systemu aktywnego mogą przez ograniczony czas pozostawać w zabezpieczonych, rotowanych kopiach zapasowych zgodnie z harmonogramami dostawców infrastruktury i procedurami odtwarzania awaryjnego. Backupy nie są używane jako aktywne profile użytkowników. Jeżeli odtworzenie awaryjne przywróci usunięte dane, żądanie usunięcia jest ponownie stosowane w zakresie technicznie możliwym i wymaganym prawem.

6. Seat B2B a konto użytkownika

Odebranie seat'a nie jest usunięciem konta. Po odłączeniu od organizacji:

• organizacja traci dostęp do danych administracyjnych konta;
• użytkownik traci finansowany przez organizację dostęp płatny;
• prywatne konto i historia pozostają niezależne od byłej organizacji, z automatycznymi terminami z sekcji 1; obecnie nie usuwamy automatycznie kont nieaktywnych;
• użytkownik może przejść do innej organizacji, B2C lub Family, jeżeli taki model jest dostępny;
• użytkownik może w każdej chwili usunąć konto wcześniej.

Prywatne dane coachingowe pozostają objęte prawem użytkownika do usunięcia i obowiązującymi zasadami retencji, z wyjątkiem danych, które musimy zachować na odrębnej podstawie prawnej.

7. Usunięcie członka Family

Usunięcie członka z planu Family nie kasuje automatycznie jego prywatnego konta. Stosujemy analogiczny model ciągłości i retencji jak po utracie seat'a B2B. Organizator traci dostęp do danych tego członka, także tych, które członek wcześniej udostępniał.

8. Subskrypcja a usunięcie konta

Usunięcie konta i anulowanie subskrypcji to dwa różne działania. Anulowanie subskrypcji nie usuwa konta ani danych; konto pozostaje, dopóki użytkownik go nie usunie. Jeżeli subskrypcja jest zarządzana przez Apple App Store lub Google Play, użytkownik powinien anulować ją również w odpowiednim systemie sklepu. W przypadku płatności webowych sposób anulowania jest dostępny w koncie/billingu FizzUp.

9. Eksport

Przed usunięciem konta użytkownik może pobrać kopię danych osobowych w powszechnie używanym formacie (JSON), korzystając z funkcji dostępnej w aplikacji, albo zażądać jej, pisząc na privacy@fizzup.ai. Eksport z aplikacji nie obejmuje obecnie czatu tekstowego z coachem — jego kopię przekażemy na żądanie.

10. Czas realizacji

Proces usunięcia danych aktywnych rozpoczynamy bez zbędnej zwłoki po potwierdzeniu żądania. Terminy realizacji praw osób, których dane dotyczą, wynikają z RODO i innych właściwych przepisów.